Eglė Poteliūnė Projektų koordinatorė

Pateikčių temos: "Eglė Poteliūnė Projektų koordinatorė"— Pateikties kopija:

1 Eglė Poteliūnė Projektų koordinatorė
Programos Erasmus+ jaunimo srities Projekto ciklas ir kylantys iššūkiai Eglė Poteliūnė Projektų koordinatorė

2 2018 m. spalio 4 d. termino finansuoti projektai
Remiantis išorinių ekspertų paraiškų vertinimais ir 2018 m. gruodžio 7 d. Projektų atrankos komiteto rekomendacijomis dėl projektų finansavimo, Jaunimo tarptautinio bendradarbiavimo agentūros direktorės įsakymu buvo priimtas sprendimas dėl 24 projektų finansavimo.

3 Ekspertų pastabos ir rekomendacijos
Visoms paraišką teikusioms organizacijoms buvo išsiųsti oficialūs raštai dėl projekto finansavimo, kuriuose pateikiamos paraišką vertinusių ekspertų pastabos ir rekomendacijos dėl projekto įgyvendinimo. *Prašome atkreipti dėmesį į gautas pastabas ir parengti planą, kaip, atsižvelgdami į ekspertų rekomendacijas tobulinsite projektą ir užtikrinsite kokybišką jo įgyvendinimą. Organizacijos vadovo pasirašytą projekto tobulinimo planą reikalinga atsiųsti Agentūrai (iki sausio 15 dienos).

4 Dotacijos sutarties pasirašymas
Visoms finansavimą gavusioms organizacijoms buvo išsiųstos parengtos dotacijos sutartys ir priedai, taip pat oficialūs raštai dėl dotacijos sutarties pasirašymo. *Dotacijos sutartis turi būti pasirašyta per 60 dienų nuo rašto dėl dotacijos sutarties pasirašymo išsiuntimo dienos.

5 Kas sudaro dotacijos sutartį?
Dotacijos sutartį sudaro Specialiųjų sąlygų dalis bei sutarties priedai. *Prašome atkreipti dėmesį, kad dotacijos sutarties Bendrąsias sąlygas ir III priedą – Finansines taisykles, galite rasti tinklalapyje:

6 Mobility Tool+ sistema
Pasirašius dotacijos sutartį jūsų projekto duomenys bus perkelti į Mobility Tool+ sistemą (apie tai būsite informuoti automatine sistemos žinute, kurią gaus projekto paraiškoje ir dotacijos sutartyje numatyti kontaktiniai asmenys). Mobility Tool+ sistema – tai įrankis projekto galutinei ataskaitai pateikti.

7 Projekto pradžia ir įgyvendinimas
Projekto pradžios ir pabaigos datą numatėte paraiškoje. Labai svarbu atkreipti dėmesį, kad projekto veiklas įgyvendinti ir patirti su projekto įgyvendinimu susijusias išlaidas galite tik šiuo laikotarpiu. Įgyvendinant veiklas svarbu laikytis Erasmus+ programos taisyklių ir reikalavimų, numatytų dotacijos sutartyje, jos prieduose bei Programos vadove. *Prisiminkite, kad jūs, kaip dotacijos gavėjai, privalote užtikrinti dalyvių saugumą; taip pat kad mobilumo veiklų užsienyje dalyviai būtų apdrausti (Programos vadovo 326 psl.). Jei projekte dalyvauja nepilnamečiai, reikalingi tėvų/globėjų sutikimai.

8 Projekto įgyvendinimas
Atkreipiame dėmesį, kad svarbu įgyvendinti projektą taip, kaip planavote paraiškoje. Pagrindinės projekto veiklos negali kisti nuo numatytų paraiškoje. Projekto tobulinimai, pakeitimai dėl kokybės, ekonomiškumo, ekologiškumo ar kitų principų, kurie nepakeičia projekto turinio, pagrindinių veiklų ir rezultatų, yra galimi, tačiau turi būti suderinami su Agentūra.

9 Pasikeitimai projekte
Apie galimus pasikeitimus projekte privaloma informuoti Agentūrą ir, jei yra reikalinga, keisti dotacijos sutartį. *Prašome atkreipti dėmesį, kad dotacijos sutarties pakeitimai gali būti atliekami ne vėliau kaip 1 mėnuo iki projekto pabaigos.

10 Dotacijos sutarties pakeitimai
Žingsniai, reikalingi norint atlikti dotacijos sutarties pakeitimą: Informuojate Agentūrą raštu* (siunčiate organizacijos vadovo pasirašytą prašymą atlikti pakeitimus); Agentūra, gavusi jūsų prašymą jį svarsto ir jei priimamas teigiamas sprendimas – parengia dotacijos sutarties pakeitimą pasirašymui; Abiem pusėm pasirašius dotacijos sutarties pakeitimą duomenys pakartotinai perkeliami į Mobility Tool+ sistemą; Tęsiamos projekto veiklos. *Ne vėliau kaip 1 mėnuo iki projekto pabaigos.

11 Konsultacijos Iškilus klausimams ar neaiškumams dėl projekto įgyvendinimo kviečiame konsultuotis su atitinkamos veiklos koordinatoriumi ar buhalteriu. Konsultacijos teikiamos telefonu, el. paštu ar iš anksto suderinus susitikimą Agentūroje. Mūsų kontaktus rasite adresu:

12 Projektų įgyvendinimo kontrolė
Siekiant užtikrinti, kad projektai būtų įgyvendinami kokybiškai, Agentūra atlieka projektų įgyvendinimo kontrolę – atliekamų lankymų ir patikrinimų tikslas yra įvertinti, ar dotacijos gavėjai dotaciją naudoja laikydamiesi sutartyje nustatytų taisyklių. Jų metu nustatoma galutinė dotacijos suma, kurią turi teisę gauti dotacijos gavėjai.

13 Projektų patikros Galimi patikrinimo tipai:
Galutinės ataskaitos patikrinimas (privalomas visiems projektams); Patikra vietoje (veiklos metu, po veiklos); Dokumentų originalų patikra; Sisteminė patikra. *Patikrų metu užfiksavus pažeidimus NA turi teisę nutraukti dotacijos sutartį arba bet kurio ar kelių Dotacijos gavėjų dalyvavimą projekte ir reikalauti sugrąžinti išmokėtą dotacijos dalį.

14 Projekto lankymas (monitoringas)
Tai Agentūros darbuotojo (paprastai veiklos koordinatoriaus) vizitas veiklų įgyvendinimo metu, kurio tikslas yra suteikti projektus vykdančioms organizacijoms reikalingą palaikymą ir konsultacijas, taip pat gauti informaciją apie vykdomus projektus bei skleisti gerosios praktikos pavyzdžius. Po projekto lankymo organizacijai pateikiama projekto lankymo ataskaita su užfiksuotomis pastabomis ir rekomendacijomis. Jei yra reikalinga, po projekto lankymo gali būti inicijuojama projekto patikra. *Aplankomi nuo 10 iki 100 % finansuotų projektų (priklausomai nuo veiksmo).

15 Patikra vietoje: Projekto patikra veiklų metu (angl. On the spot check)
Tai Agentūros darbuotojo vizitas veiklų įgyvendinimo metu, kurio metu tikrinama, ar projektas vyksta taip, kaip numatyta paraiškoje (kiek veikloje dalyvauja dalyvių, ar apie pakeitimus buvo informuota Agentūra), gali būti tikrinami finansiniai dokumentai ir kita informacija. Projekto patikra gali būti atliekama tuo pačiu metu kaip ir projekto lankymas (tokiu atveju lankymą ir patikrą atlieka skirtingi Agentūros darbuotojai). Po projekto patikros organizacijai pateikiama projekto patikros ataskaita su užfiksuotomis pastabomis ir rekomendacijomis.

16 Patikra vietoje: Projekto patikra po veiklos
Atliekama po galutinės ataskaitos patikrinimo, siekiant patikrinti veiklų ir dalyvių tinkamumą. Patikros metu tikrinamos dalyvių pasirašytos deklaracijos, su projekto įgyvendinimu susiję finansiniai dokumentai, banko sąskaitų išrašai, išlaidas pagrindžiantys dokumentai. *Paprastai taikoma KA2 projektams, bet gali būti inicijuota ir kitų veiksmų projektams.

17 Sisteminė patikra Tai dotacijos gavėjo patikrinimas, siekiant nustatyti, kaip laikomasi prisiimtų sutartinių įsipareigojimų, taip pat patikrinti pateiktos ataskaitos duomenų ir dokumentų tikrumą. Sisteminės patikros metu tikrinamos organizacijos procedūros, vidinė kontrolė, taip pat patikrų vietoje metu vertinami aspektai. *Atliekama didžiausią finansavimą per metus gavusioms organizacijoms.

18 Dokumentų originalų patikra
Jeigu Sutartis yra įtraukta į Agentūros dokumentų patikros atranką, arba jeigu Agentūra, remdamasi savo rizikos vertinimu, numatė tikslingą Sutarties dokumentų patikrinimą, gali būti atlikta projekto dokumentų originalų patikra. Jos metu Agentūros patalpose nuodugniai patikrinami projekto išlaidas pagrindžiantys dokumentai, dažniausiai galutinės ataskaitos teikimo etapo metu arba po jo. * Tikrinami bent 10 % visų finansuotų projektų.

19 Patikrų atlikimo laikotarpis
Patikros ir auditai gali būti inicijuojami sutarties įgyvendinimo metu ir penkerių metų laikotarpiu, pradedant skaičiuoti nuo galutinės sumos išmokėjimo datos. Dotacijos gavėjai taip pat papildomai gali būti kviečiami dalyvauti apklausose, programos „Erasmus+“ poveikio įvertinimo tyrimuose ir kitose veiklose.

20 Projekto viešinimas ir rezultatų sklaida
Projekto veiklos turi būti viešinamos ir rezultatų sklaida turi būti vykdoma taip kaip buvo planuota paraiškoje. Visi projekto metu sukuriami darbai/produktai turi būti su atviromis licencijomis ir intelektinės nuosavybės teisėmis – turi būti sudaryta galimybė visiems norintiems naudotis sukurtais produktais, rezultatais.

21 Projekto tarpinė ataskaita
Projekto tarpinę ataskaitą būtina pateikti tiems projektams, kurių finansavimo schema yra % arba %. Tarpinio atsiskaitymo metu pateikiama užpildyta tarpinės ataskaitos forma, į Mobility Tool+ suvedami veiklų dalyviai ir pateikiami jų kelionės dokumentai (sąskaitų, apmokėjimų ir bilietų kopijos). Antrasis dotacijos dalies mokėjimas pervedamas pateikus tarpinę ataskaitą ir išleidus 70% pirmojo pavedimo. Tarpinė ataskaita privalo būti pateikta likus ne mažiau kaip 45 dienoms iki projekto pabaigos datos.

22 Projekto pabaiga Projekto pabaigos data numatyta dotacijos sutartyje. Projekto pabaigoje turi būti matomas ir įvertintas projekto poveikis. Jei artėjant link projekto pabaigos matote, kad nepavyko įgyvendinti visų paraiškoje suplanuotų veiklų, rekomenduojama prasitęsti projektą teikiant prašymą* Agentūrai pratęsti projekto įgyvendinimo trukmę. * ne vėliau kaip 1 mėnuo iki projekto pabaigos.

23 Projekto galutinė ataskaita
Projekto galutinė ataskaita turi būti pateikta per 60 dienų nuo projekto pabaigos datos (kuri numatyta dotacijos sutartyje). Galutinė ataskaita teikiama per Mobility Tool+ sistemą. Galutinė ataskaita yra laikoma koordinatoriaus prašymu išmokėti likusią dotacijos sumą. Jeigu Projektas yra neįgyvendintas arba įgyvendintas prastai, iš dalies arba pavėluotai, NA gali sumažinti pradžioje numatytą dotaciją. Galutinė ataskaita turėtų būti teikiama lietuvių kalba.

24 Kasdieniai agentūros darbo su projektų vykdytojais iššūkiai
Projekto įgyvendinimas pagal planą (paraišką) – atskirtis tarp projekto „popieriuje“ ir projekto realybėje Ataskaitose daug dėmesio skiriama logistikai ir mažai turiniui Kas atsakingas už projektą – Agentūra ar projekto vykdytojas? Komunikacija su Agentūra (atsakoma pavėluotai, nepranešama apie esminius pokyčius, norima atsakymo tuo pat) Susitarimai su partneriais Projekto įgyvendinimo taisyklės 1: iššūkis aktualus pirmiausia projekto vykdytojams, ar jie realistiškai susiplanavo ir geba įgyvendinti. Iš didelių balų tikėtis galima, kad įgyvendins, bet būna visokių atvejų. 2: projektą įgyvendina vykdytojas. Apie tai plačiau vėliau.

25 Taisyklės Taisyklės pirmiausia nustatomos Europos Komisijos. Agentūra pavaldi EK ir jai atsiskaito. Atsiskaitymas už projektą: skirtingi nacionaliniai įstatymai – skirtingi reikalavimai (dokumentai) Rūpesčių kyla, kai: taisyklės nežinomos taisyklės interpretuojamos taisyklių nepaisoma

26 Susitarimai su partneriais
Nėra originalių partnerių mandatų iki sutarties pasirašymo. Partneriai neinformuoti (neturi paraiškos, nežino apie sutarties pasirašymą). Nesusitariama raštiškai su partneriais dėl projekto įgyvendinimo (biudžeto, atsiskaitymo, atsakomybių dėl dalyvių, turinio, viešinimo). Mandatas – tik sutikimas! Susitarimas vyksta tarp pačių partnerių. Skiriasi partnerių lūkesčiai ir supratimas apie savo atsakomybes ar turimą biudžetą. Iš nesupratimo + nesusitarimo kyla nesutarimai. Partnerystės su kitomis organizacijomis (skundai iš kitų šalių ir dalyvių) Dalyviai nežino siunčiančios organizacijos, vyksta be sutarties, nežinodami atsiskaitymo sąlygų.

27 Atsakomybė už projekto įgyvendinimą
Projektus įgyvendina organizacijos, o ne Agentūra. Agentūra negali perimti projekto valdymo, atsiskaityti su tiekėjais, partneriais ar dalyviais, priimti sprendimų už koordinatorius. Agentūra ar Europos Komisija neužtikrins to, ką turi užtikrinti organizacija (tinkamų sąlygų, profesionalumo). Agentūra negali perduoti projektą įgyvendinti kitai organizacijai. Organizacijos vadovo atsakomybė ir teisinės neatsakingos, nesąžiningos veiklos pasekmės. Iššūkis, kuomet projekto įgyvendintojas – silpna organizacija (atsakingų žmonių trūkumas ir/ar kaita, neužtikrinamas žinių perdavimas), organizacija nepajėgi įgyvendinti projekto, projektą imasi įgyvendinti kita organizacija ar organizacijai nepriklausantys. asmenys.

28 Komunikacija su Agentūra
Prasta komunikacija: neinformuoja apie esminius pokyčius organizacijoje, projekte; neinformuoja laiku arba kreipiasi per vėlai (kad Agentūra spėtų atsakyti ar padaryti sprendimą); periodinės „atakos“ – norima išspręsti tuoj pat (kaip būna ir ko galėtume išvengti) Neproporcingi žmogiškieji ištekliai: 1 Agentūros projektų koordinatorius ir daugybė projektų vykdytojų; Agentūra į užklausas atsako pagal galimybes, vėliausiai – per 3 d. d. Laukiate „eilėje“.

29 Patarimai Atidžiai perskaityti sutartį ir/ar jos keitimus.
Nuolat tikrinti projekto „pulsą“. Primygtinai rekomenduojame sutartis ( tiek su dalyviais, tiek su partneriais). Turėti ir pateikti tvarkingus finansinius dokumentus. Pasiruošti tvarkingus dalyvių ir susitikimų sąrašus. Nepalinkti visko paskutinei minutei.

30 Ačiū už dėmesį Jaunimo tarptautinio bendradarbiavimo agentūra
Gedimino pr. 28, Vilnius