Arūnas Jurgelaitis, „Vilniaus vandenys”, Pirkimų skyriaus vadovas

Pateikčių temos: "Arūnas Jurgelaitis, „Vilniaus vandenys”, Pirkimų skyriaus vadovas"— Pateikties kopija:

1 Arūnas Jurgelaitis, „Vilniaus vandenys”, Pirkimų skyriaus vadovas
KAIP IT SISTEMOS PAGALBA EFEKTYVINTI ORGANIZACIJOS DOKUMENTŲ VALDYMO PROCESUS Arūnas Jurgelaitis, „Vilniaus vandenys”, Pirkimų skyriaus vadovas

2 Didžiausia vandentvarkos įmonė šalyje
požeminis vanduo, labiausiai apsaugotas nuo taršos 100% vandentiekio tinklas – kaip nuo Vilniaus iki Amsterdamo 1660 km gręžinių gylis 40-180m kibirų vandens per parą 8,5 mln. geriamojo vandens tyrimų per metus 23 000

3 Didžiausia vandentvarkos įmonė šalyje
darbuotojai 705 Darbuotojų dirba Gamybos tarnyboje 61% nutolę padaliniai: 3 Švenčionys, Šalčininkai, Nemenčinė Klientų pasitenkinimo indeksas 70

4 Pasiekimai 2018 Įmonei suteiktas „Paslaugų sektoriaus lyderio 2018“ vardas. Išlaikytas aukštas veiklos efektyvumas – nuo 2019 m. vasario 1 d. paslaugų kainos gyventojams mažėjo 13 proc. Įdiegta klientų savitarnos platforma. Didėja klientų pasitenkinimas teikiamomis paslaugomis (GCSI indeksas nuo 67 iki 70). Augo investicijos tinklų plėtrai. Trumpėjo naujų klientų prijungimo terminai.

5 Problemos, kurias norėjome išspręsti
Viešųjų pirkimų dokumentų valdymo srityje: Neefektyvus pirkimų procesų valdymas Sąskaitos ir sutartys, susijusios su pirkimais, nebūdavo susietos Neplaninių pirkimų stebėsenos nebuvimas Sutarčių terminų kontrolės nebuvimas Nesukontroliuojamos išlaidos (darbuotojų daromi pirkimai) Visos įmonės mastu: Vieningos saugyklos (archyvo) nebuvimas Neefektyvus dokumentų valdymas Nepatogus dokumentų valdymas Klientų užklausų valdymo gerinimas Ilgai trunkantys dokumentų (sąskaitų, sutarčių ir pan.) derinimo ir tvirtinimo procesai Ilgas popierinių dokumentų kelias tarp padalinių ir pašto išlaidos Didelės laiko sąnaudos „nereikšmingų” dokumentų tvarkymui Pamirštama, negaunama, neišsaugoma Nebuvo galimybės pasirašyti dokumentus elektroniniu parašu

6 Kaip atradome dokumentų valdymo sistemą?
Rinkos analizė ir susitikimai su potencialiais tiekėjais (analizė truko ~6 mėn.). Gerosios praktikos. Stebėjimas, kaip pirkimų procesus valdo kitos įmonės. Rekomendacijos, kitų įmonių atsiliepimai. 2018 m. sausio 1 d. startavome su DocLogix viešųjų pirkimų ir visos įmonės dokumentų valdymu.

7 „Vilniaus vandenys“ ir „DocLogix“
Sistemą naudojame nuo 2018 m. sausio 1 d. Šiandien sistema naudojasi vartotojų. Per 1 metus sistemoje apdorojame apie 53 000 dokumentų. Turime integracijas su finansų apskaitos programa, įmonės struktūros (AD) bei E. pristatymo sistemomis. Planuose integracija su Turto valdymo sistema ir E-sąskaita.

8 „Vilniaus vandenys“ ir „DocLogix“
Įdiegti sprendimai: Įeinančios ir išeinančios įmonės dokumentacijos valdymas Vidinių dokumentų valdymas Viešųjų pirkimų dokumentacijos valdymas Sąskaitų procesų valdymas Sutarčių procesų valdymas

9 Pradedame naudotis sistema. Diegimas
Diegimo komandos suformavimas. Svarbus etapas - kompetentinga komanda. Įmonės procesų auditas. Testavimas ir bandymasis. Darbuotojų mokymai ir supažindinimas su sistema (mažomis grupelėmis iki 10 žmonių). Trumpos, aiškios instrukcijos – pasirengimas, išplatinimas, iškomunikavimas. Kolega – kolegai principas. Darbuotojų prijungimas prie sistemos etapais.

10 REZULTATAI: Vieninga sistema dokumentų valdymo lygmenyje apjungė visą organizaciją ir 3 rajonų padalinius. Sutrumpėjo dokumento paieškos laikas. Dabar dokumentą galima rasti iš bet kurio kompiuterio per keletą sekundžių. Dokumentų derinimo ir tvirtinimo procesai įmonės viduje ir tarp nutolusių padalinių paspartėjo 4 kartus.

11 REZULTATAI: Dokumentus pasirašome elektroniniu parašu.
Kontroliuojame neplaninius pirkimus. Efektyvesnis sutarčių ir jų terminų kontroliavimas. Sutartys yra susietos su vykdomais pirkimais.

12 REZULTATAI: Išlaidos popieriui, spausdinimo medžiagoms ir pašto paslaugoms sumažėjo ~80 proc. Integracija su el. paštu pagerino klientų užklausų valdymo kokybę. Dabar galime generuoti ataskaitas, skirti užduotis, stebėti el. laiškų atsakymo vykdymą ir pan. 100% kontrolė. Kontroliuojame dokumentų procesus. 100% skaidrumas. Atsakingas darbuotojas gali peržiūrėti susijusio proceso/dokumento būklę.

13 Patarimai planuojantiems diegtis dokumentų ir procesų valdymo sistemą:
Pradėkite nuo rinkos analizės. Dirbkite su sistemos diegėjais ir visas problemas spręskite čia ir dabar. Rinkitės lanksčias sistemas. Neįmanoma iš anksto numatyti visų dokumentų valdymo sistemų savybių – svarbu, kad būtų galima sukonfigūruoti pagal detalizuotą poreikį, nekeičiant sutarties kainos. Jeigu kažko nežinote - klauskite.

14 Patarimai planuojantiems diegtis dokumentų ir procesų valdymo sistemą:
Įmonėje paskirkite vieną ar kelis žmones, kurie dirbtų su sistema, spręstų problemas ir mąstytų, ką ir kaip galima būtų patobulinti. Prieš pradedami perkėlinėti procesus į sistemą, juos kuo tiksliau apsirašykite. Nuo to tiesiogiai priklauso galutinis rezultatas. Atkreipkite dėmesį į tai, kaip sistemoje yra užtikrinamas jūsų dokumentų saugumas. Nesistenkite antrą kartą išrasti dviračio. T. y. efektyvindami procesus ir keldami juos į skaitmeninę erdvę, neperrašinėkite etapų, kurie ir taip gerai veikė.

15 Ačiū už dėmesį!