Efektyvus darbų pristatymas su PPT Dr. Lijana Stundžė lijana.stundze@kf.vu.lt 2012/2013

Istorija PPT kompiuterinę programą sukūrė amerikiečiai Robertas Gaskinsas ir Dennisas Austinas. 1987 m. už 14 mln. dolerių pardavė korporacijai „Microsoft“.

Statistika Iki šiol „PowerPoint” programa buvo įdiegta į 400 mln. kompiuterių. Kasdien pasaulyje parodoma po 30 mln. „PowerPoint“ prezentacijų.

Kritika Vokietijoje dėl neefektyviai parengtų prezentacijų, iššvaistoma darbo laiko už 1,6 mlrd. eurų per savaitę. Amerikiečių prof. Edwardas Tufte‘as teigia, kad būtent „PowerPointo“ programa kalta dėl kosminio erdvėlaivio „Columbia“ katastrofos.

Statistika Žmonės įsimena: 10% informacijos, kurią girdi, 20% ką perskaito, 30-40% ką jie mato, 60-70% ką jie mato ir girdi.

Prezentacijos pateikimas G. Kawasakio taisyklė: „10-20-30″: 10: „PowerPoint” prezentacijos apimtis - ne daugiau 10 skaidrių; 20: pasirengti taip, kad viską pasakytum per 20 min.; 30: skaidrių šriftas - ne mažesnis kaip 30-ojo dydžio.      

Prezentacijos pateikimas M. Takahashio metodas: karališko dydžio žodis: vien tik tekstas. 1 žodis (maždaug 200-ojo dydžio šriftu). „Lawrence metodas”: smarkiai padidintos trumpos frazės ir paveikslėliai.

Prezentacijos pateikimas M. Pöhmas: griežta „techninė patikra” skaidrėms: skaidrė ekrane jei ir turėtų pasirodyti, tai tik po to, kai atitinkamą tekstą jau būna pasakęs pranešėjas - bet ne atvirkščiai; iš skaidrių išmesti viską, kas nebūtina; palikti tik po vieną žinią kiekvienoje skaidrėje; jei per porą sekundžių nepavyko suvokti skaidrės - jos vieta šiukšlių kibire.

Prezentacijos matmenys Kokia kalba? Kas klausytojai? Koks tikslas? Kada? Kiek laiko? Kur? Kaip?

Kaip sukurti aiškų pristatymą: darbo eiga Pirmiausia atlikite “smegenų šturmą” ir susirašykite visus dalykus.  Rašykite ant mažų lipnių spalvotų lapelių. Tikslinė auditorija. Prezentacijai pakanka 8-20 idėjų. Lapukus suklijuokite ant didelio popieriaus lapo - grupuodami į 3-5 teminius blokus.

Kaip sukurti aiškų pristatymą: darbo eiga Kiekvienam “debesėliui” - po antraštę, kuri apjungtų visą pavienių lipukų grupę. Kiekviename “teminiame debesėlyje” lipukus perdėliokite pagal norimą eilės tvarką, kad susidarytų chronologinis planelis. Šį struktūrinį planą galima surašyti prezentacijos antrojoje skaidrėje arba turėti ant atskiro lapo sau po ranka.

Kaip ruošti pristatymą 1 žingsnis. Tikslas Ko šia prezentacija noriu pasiekti? Koks rezultatas po jos būtų idealus? Kokį emocinį tikslą norėčiau pasiekti?

Kaip ruošti pristatymą 2 žingsnis. Auditorijos analizė Kas manęs klausysis? Kokie auditorijos poreikiai? Kiek jie informuoti? Kokie jų vertinimo kriterijai? Kokia didžiausia jų problema ir kaip mano pasiūlymas padės ją spręsti?

Kaip ruošti pristatymą 3 žingsnis. Pagrindinis teiginys Kokie privalumai auditorijai? Kokių bėdų jie išvengs, jei pasinaudos mano pasiūlymu? Kuo pagrįsiu savo pagrindinį teiginį? Kada pateikti stipriausią argumentą? Originalumas ar konservatyvus atsargumas?

Kaip ruošti pristatymą 4 žingsnis. Struktūra Kiek potemių būtina aprėpti? Pagal kokią logiką grupuosiu punktus ir papunkčius? Kuo sudominsiu įžangoje? Kuo baigsiu prezentaciją? Kaip elgsiuosi su auditorijos klausimais?

Kaip ruošti pristatymą 5 žingsnis. Detalizavimas Kokių faktų, statistikos ar pavyzdžių pasiieškoti teiginiams pagrįsti? Kurie jų mažiau įtikinantys – praverstų stipresni? Per kiek laiko išdėstysiu įžangą, atskiras potemes ir pabaigą?

Kaip ruošti pristatymą 6 žingsnis. Dramaturgija Kokios iliustracijos tiktų? Kas padėtų teiginius įtvirtinti atmintyje: anekdotas, humoristinė užduotis, citata, klausimai publikai ar kt.?

Iš kur tiek daug teksto skaidrėse Dėl dvejopų priežasčių: kai pranešėjas ne itin gerai išmano savo medžiagą ir užrašų reikia “dėl drąsos”; kai klaidingai manoma: kuo daugiau teksto - tuo solidesnis įspūdis publikai.

Šriftas Stilius. Paprastas, švarus. Arial, Verdana, Tahoma. Kiek skirtingų šriftų gali būti skaidrėje? Dydis (kartais parenka pati programa): antraštė 44 +/-4; tekstas 32 +/-4.

Šrifto dydis tekste Tai yra Calibri 44 Tai yra Calibri 36

Šrifto dydis tekste Tai yra Calibri 44 Tai yra Calibri 36 Per mažas šriftas

Šrifto dydis tekste. Kaip įvertinti? Pažiūrėkite į ekraną iš 2 metrų atstumo 2 m

Šriftai ir kt. Times šriftą yra sunku skaityti ekrane. Calibri šriftas yra aiškesnis. Italic parašytą tekstą sunku skaityti. Pabraukimas gali reikšti internetinę nuorodą. TEKSTĄ DIDŽIOSIOMIS RAIDĖMIS YRA SUNKU SKAITYTI. Mažosiomis raidėmis parašytą tekstą skaityti lengviau.

4x4, 6x4 ar 6x7? 6 x 7 taisyklė: ne daugiau 6 eilučių skaidrėje, ne daugiau 7 žodžių eilutėje.

Komponavimas Kurį paveikslėlį pasirinktumėte iliustracijai? Kodėl?

Komponavimas Kurį paveikslėlį pasirinktumėte iliustracijai? Kodėl?

Kuris obuolys yra didesnis? Komponavimas Kuris obuolys yra didesnis?

Komponavimas

Komponavimas apskritimas (ovalas) keturkampis trikampis

Komponavimas Šios formos yra vizualiai lengvai suvokiamos ir harmoningos.

Spalvų naudojimas Spalvos, esančios priešingose spalvų rato pusėse yra labiausiai kontrastuojančios spalvos, pavyzdžiui, geltona su mėlyna, raudona su žalia, oranžinė su žydra). Spalvų poveikis Spalvų poveikis Spalvų poveikis Spalvų poveikis Spalvų poveikis Spalvų poveikis

Spalvų psichologija Raudona – pavojus, gyvenimas, aistra. Oranžinė – optimizmas, išmintis, šiluma. Balta – viltis, tiesa, naujas. Juoda – svarba, rimtumas. Žalia – vystymasis, tęsimas. Violetinė – karališka, nostalgija, dvasingumas. Pilka – vientisumas, branda. Mėlyna - tikėjimas, stabilumas.

Spalvos Naudokite kontrastingas spalvas. Šviesios tamsiame fone, tamsios – šviesiame. Naudokite viena kitą papildančias spalvas.

Skaidrių fonas: spalvos Neutralios, gamtos spalvos. Fonas, kuriame gerai išryškėja ir tamsios ir šviesios raidės. Kiek gali būti spalvų skaidrėje?

Šios spalvos nepapildo viena kitos Naudokite kontrastingas spalvas Šviesios tamsiame, tamsios - šviesiame Naudokite viena kitą papildančias spalvas Šios spalvos nepapildo viena kitos

Šios spalvos papildo viena kitą Naudokite kontrastingas spalvas Šviesios – tamsiame prieš tamsios - šviesiame Naudokite viena kitą papildančias spalvas Šios spalvos papildo viena kitą

Iliustracijos: lentelės Mėnuo Maxima Rimi Iki Sausis 11,532,234 14,123,654 3,034,564 Vasaris 1,078,456 12,345,567 16,128,234 Kovas 17,234,778 6,567,123 16,034,786 Balandis 16,098,897 10,870,954 7,940,096 Gegužė 8,036,897 10,345,394 14,856,456 Birželis 16,184,345 678,095 4,123,656 Liepa 8,890,345 15,347,934 18,885,786 Rugpjūtis 8,674,234 18,107,110 17,230,095 Rugsėjis 4,032,045 18,923,239 9,950,498 Spalis 2,608,096 9,945,890 5,596,096 Lapkritis 5,864,034 478,023 6,678,125 Gruodis 12,234,123 9,532,111 3,045,654 Per daug detaliai!

Iliustracijos: apyvarta milijonais Lt. Mėnuo Maxima Rimi Iki Sausis 11 14 3 Vasaris 1 12 16 Kovas 17 6 Balandis 10 7 Gegužė 8 Birželis 4 Liepa 15 18 Rugpjūtis Rugsėjis 9 Spalis 2 5 Lapkritis Gruodis Daug paprasčiau

Iliustracijos Per daug detaliai !

Iliustracijos Daug paprasčiau

Iliustracijos Nepateikti nesvarbios informacijos grafiniu pavidalu. Jei naudojami grafikai, diagramos, jie turi būti labai aiškūs. Kiekvieno grafike pavaizduoto rezultato reikšmė turi būti labai aiški.

Iliustracijos Meno darbai gali blaškyti auditoriją. Meniškumas nėra turinio pakaitalas.

Garsas Garsiniai efektai taip pat gali blaškyti. Naudokite garsą tik tada kai būtina.

Tekstas skaidrėje Produkto savybės Produkto savybės Buvo išplėsta atmintis. Sparta padidinta. Lankstesnis nei anksčiau. Garantijos laiko pratęsimas. Išplėsta atmintis. Padidinta sparta. Didesnis lankstumas. Pratęstas garantijos laikas.

Skritulinės diagramos

Netinkamos animacijos Ši animacija yra erzinanti, o ne suteikianti vertę.

Netinkamos animacijos Ši animacija yra erzinanti, o ne suteikianti vertę.

Tinkamos animacijos Ši animacija yra gera.

Esminės prezentacijų klaidos Neaiški mintis. Neaiški nauda klausytojams. Neaiški seka. Per daug smulkmenų. Per ilga.

Pagrindinės taisyklės Pateiktis pradėti rengti, kai bus surinkta visa medžiaga. Pirmoji skaidrė – informacinė. Paskutinė – išvadoms. Pateikiamas tekstas informatyvus ir lengvai suvokiamas. Žmogus greičiau suvokia vaizdus, nei tekstą.

Pagrindinės taisyklės Vienoje skaidrėje viena mintis arba idėja. Mintys dėstomos glaustai ir aiškiai. Tekstą skaidrėse būtina struktūruoti. Jei pranešime kalbama apie keletą skirtingų dalykų, būtina paieškoti kas juos sieja.

Pagrindinės taisyklės Skaidrių antraštės trumpos ir aiškios. Parengus būtina peržiūrėti ir sutrumpinti. Apipavidalinimas neturi užgožti turinio. Spausdinant pateiktį, rekomenduojama panaikinti arba bent sušvelninti foną. Rašybos klaidos - kompetencijos stoka.

Pagrindinės taisyklės Vienoje skaidrėje negali būti kelių diagramų ar formulių. Vienoda skaidrių stilistika. Nereikia piktnaudžiauti figūrų šešėliais. Nepateikti nesvarbios informacijos grafiniu pavidalu. Atsargiai naudoti animacijos efektus.

Pagrindinės taisyklės Venkite sunkių tarptautinių žodžių ir siauros specializacijos profesinių terminų. Antraštinės frazės skaidrėse tinka labiau negu ištisi sakiniai. Nekeiskite skaidrių dažniau negu kas 20 s (nesudėtingam paveikslėliui 7 s). Per prezentaciją stovėkite kairiau ekrano (žiūrint iš auditorijos pusės). Avariniam atvejui – “špargalkė”.

Publika nesnaus, jei... Užduosite klausimų arba surengsite labai trumpą dalyvių apklausą. Stebinsite staigmenomis ir nekartosite tų pačių arba panašių retorinių klausimų.  Pasiteirausite: gal bus klausimų iš publikos. Jei  patalpoje, kur rengiame prezentaciją, nėra mikrofono publikos klausimams, garsiai pakartosite jums užduodamus klausimus. Pagalvosite iš anksto: kada ir kaip pasieksite, kad publika pajudėtų. Pasitelksite padėjėją iš publikos. Niekada nepradėsite prezentacijos, kol publika šurmuliuoja.

AČIŪ UŽ DĖMESĮ!