„Dokumentų valdymo iššūkiai centralizacijos kontekste. NBFC atvejis“ Antanas Matusa, Nacionalinio bendrųjų funkcijų centro direktorius

2018 m. vasario 15 d. įsteigtas NBFC. NBFC veikla 2018 m. vasario 15 d. įsteigtas NBFC. Nuo 2018 m. kovo 1 d. 11 įstaigų (LRVK ir 10 Vyriausybės atstovų apskrityse tarnybų) BA centralizuotai pradėjo atlikti NBFC. 2018 m. liepos 3 d. pradedamas 140 įstaigų centralizuotas BA ir PA funkcijų atlikimas. Nuo 2020 m. vidurio (II ir III konsolidavimo etapai)

Pagrindiniai DV iššūkiai 1. Gaunamų dokumentų kiekis/srautas 2. Siunčiamų dokumentų kiekis/srautas 3. Apsunkintos NBFC vidinės procedūros 4. Įstaigų duomenų tinklų saugumo „burbulas“

Dokumentų srautai NBFC Laikotarpis Gauti Išsiųsti Vidaus dokumentai 2018 m. liepos 3 d. – 2018 m. gruodžio 31 d. 94248 12562 12550 2019 m. sausio 1 d. – vasario 20 d. 29440 3203 5599 IŠ VISO: 123, 688 15765 18149

Iššūkių priežastys Bendros DV platformos nebuvimas Skirtingos DVS ir nesuderintos procedūros su NBFC Skirtingi dokumentų valdymo brandos lygiai įstaigose Žmogiškasis faktorius 1 2 3 4 54 iš 135 įstaigų neturi DVS Vyrauja DV brandos lygis – 1 arba 2 2020 – 2021 m. Pasipriešinimas pokyčiui

Sprendimo būdai (I) Įvesta dalinai automatinė dokumentų registracija ir skirstymas

Sprendimo būdai (II) Rengiami procedūrų aprašymai „trumpais žingsniais“ (naudotojo vadovai konkrečioms procedūroms)

Sprendimo būdai (III) Rengiama bendra DVS (2020 m. pab.)

AČIŪ UŽ DĖMESĮ